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Beaucoup d’entreprises utilisent de nos jours un serveur vocal interactif. Il vous sera bien utile pour traiter les nombreux appels que votre entreprise reçoit quotidiennement. Cela va vous permettre de réduire le temps d’attentes de chaque appelant et cela va faciliter vos relations avec vos clients. Mais avec quelques améliorations supplémentaires, vous pouvez aller plus loin dans le perfectionnement de votre standard téléphonique.
Simplifier encore plus le menu
Le but de l’utilisation d’un serveur vocal interactif est de faciliter le transfert d’appel vers chaque section d’une entreprise. Il facilite la prise de contact, car il permet de joindre plusieurs départements avec un seul numéro de téléphone. Mais, le seul problème c’est que tous les appareils utilisent les mêmes phrases. Vous pouvez, de votre côté, choisir de faire une reconnaissance vocale.
Cela vous permettra de vous distinguer de vos concurrents et il est sûr que le client appréciera. Mais au lieu de vous arrêter en si bon chemin pourquoi moderniser encore plus votre système de communication ? Par exemple, au moment de son premier appel, il sera bon de garder toutes les informations nécessaires pour faire un suivi.
Il vous faudra le nom, la raison de l’appel et ce qu’il a été font pour régler le problème. Si après quelque temps, la personne rappelle à nouveau, l’employé qui réceptionnera l’appel aura déjà devant lui ces renseignements. Il sera alors plus simple de faire le suivi, s’il s’agit du même problème. S’il s’agit d’un problème différent, la raison de son appel devra aussitôt être ajoutée à son dossier.
Il est aussi possible de renseigner vos clients sur des questions plus simples qui ne nécessitent pas l’intervention d’un agent. Il est possible que vous fassiez des livraisons de produits quotidiennement. Il arrive également que plusieurs clients prennent contact avec vous quotidiennement pour s’enquérir sur leur livraison. Dans ce cas, il serait plus simple de mettre sur pied un service qui va utiliser des messages automatiques. Comme cela, vos agents pourront traiter des problèmes plus importants.
Faites la promotion de vos services
Vous pouvez aussi envisager de passer quelques messages promotionnels lors du temps d’attentes pour joindre un agent. Ce sera le moment d’attirer son attention au lieu de diffuser un peu de musique. Il se peut même qu’au moment de parler à son correspondant, il décide de s’enquérir sur un produit en particulier.
Proposez aussi une alternative comme laisser un message si le temps d’attente est assez long. Cela peut arriver si tous les agents sont déjà en ligne. Adaptez alors vos messages d’accueil en donnant le choix au client. Il peut choisir d’attendre en sachant que cela peut-être assez long. Il peut aussi choisir de laisser un message. Une fois qu’un agent sera libre, il reprendra contact avec lui.
Toutes ces petites attentions peuvent vous aider à vous distinguer de vos concurrents. Si vous souhaitez vous aussi trouver des solutions pour entreprise de téléphonie, le mieux est de demander l’aide d’un prestataire. Il sera le mieux placé pour vous aider dans votre démarche.